METODE BEKERJA ORANG YANG CIHIRYU.

METODE BEKERJA ORANG YANG CIHIRYU.

Dibandingkan hari lainnya, pagi di hari senin penulis pergi bekerja lebih cepat. Karena hari senin maka dengan segar, ceria, dan sehat penulis bekerja lebih cepat dan membangkitkan semangat. Jika hari biasa penulis datang tepat waktu maka di hari senin penulis datang bekerja satu jam lebih cepat. Pada suasana yang tenang sebelum bekerja penulis mencoba membuat schedule-schedule yang harus penulis capai dalam satu minggu ini. Penulis akan mengevaluasi pekerjaan-pekerjaan penulis yang telah lalu dan yang belum selesai untuk kemduian penulis perbaiki dan penulis selesaikan satu minggu ke depan.
Metode bekerja orang ichi-riyu itu adalah saat pergi bekerja tidak akan datang dengan tangan kosong dan tidak akan pulang dengan tangan kosong. Jangan mau rugi dan harus membawa sesuatu untuk pulang. Penyebab kita pulang dengan tangan hampa adalah karena kita pergi dengan tangan hampa atau persiapan yang kurang sekali. Terutama ketika di pagi senin dan jika ditempat kita ada pertemuan rutin cobala untuk kita persiapkan apa yang akan kita tanyakan dan pendapat kita terhadap suatu pernyataan di pertemuan itu serta pandanglah wajah-wajah orang-orang yang ada di dalam pertemuan itu.
Coba juga tanyakan perkembangan pekerjaan si A, si B, dll. Meskipun yang mereka kerjakan bukanlah bidang kita tetapi saat kita tau perkembangang pekerjaan mereka maka kita bisa mengevaluasi pekerjaan kita, bukan untuk bersaing dan tidak mau kalah. Mentang-mentang yang dibahas bukan pekerjaan kita atau bukan bidang kita maka kita tidak mau mendengarkan, jangan seperti itu. Terkadang saat kita mendengarkan pendapat atau keluhan dan solusi dari orang lain di situlah kita bisa mengevaluasi dan memperbaiki diri kita lebih baik lagi.

Jadikan agenda-agenda kita itu adalah kata kerja bukan pernyataan belaka. Kita perlu menyiapkan trik-trik agar tidak terjadi pembuangan waktu yang percuma atau sia-sia. Perihal-perihal yang sudah selesai jangan dibahas lagi, bahaslah hal-hal yang belum selesai. Dan usahakan dalam pertemuan/rapat kita hanya membahas yang hanya tema pembahasan saja dan sampaikan hal-hal yang perlu saja tidak perlu curhat serta berusahalah untuk profesional. Jika kita terbiasa menjadikan agenda-agenda itu kata kerja bukan hanya pernyataan belaka maka kita akan segera dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan. Persiapkan agenda-agenda yang ingin kita selesaikan itu dengan kata kerja sehingga ada cara untuk mencapai goal-nya dan rapat pun menjadi rapat/pertemuan yang produktif.

Meeting/pertemuan itu adalah sebuah event sehingga sebuah persiapan itu sangat penting sekali. Dan tak jarang dalam meeting kita mendapat kemarahan dari atasan atau pimpinan rapat atas hasil kerja kita yang kurang memuaskannya. Maka tips untuk mengatasi ini adalah dengan membawa agenda penting ke nomor 2. Jadi coba dalam suatu meeting/pertemuan itu kita membawakan hal yang menggembirakan dahulu, selanjutnya barulah hal yang kurang mengenakkan kita sampaikan di dalamnya. Karena di dalam meeting itu tidak semua pesertanya memiliki motivasi yang tinggi dan semangat yang membara. Pasti ada yang kurang bersemangat dan kurang tertarik kepada meeting ini. Untuk itu agar peseerta meeting antusias kepada jalannya rapat maka sampaikan dahulu berita gembira di awal dan bahas hal-hal yang kritis atau penting setelahnya.
Kebanyakan di awal-awal meeting itu peserta meeting belum berkonsentrasi juga maka usahakan di awal meeting lepaskan semua kegundahan dan cobalah untuk rileks agar saat nantinya meeting membahas hal penting maka pembahasan menjadi lebih baik dan menghasilkan sesuatu yang produktif. Jadi jangan langsung serius di awal dan membahas hal-hal yang berat-berat di awal. Sebisa mungkin anggaplah meeting itu suatu event atau agenda yang mesti kita pikirkan tekniknya agar suasana ketika meeting dilakukan bisa membuka telinga dan hati peserta meeting itu dan menghasilkan meeting yang produktif.

Selanjutnya ketika ada suatu pesan atau mail masuk maka aturan dasarnya e-mail/pesan itu harus dibalas, seandainya kita tidak bisa membalasnya sekarang maka sampaikan kita akan membalas e-mail/pesan itu secara detail nanti sehingga setidaknya kita beritahu dulu segera ke pengirim. Jangan tunda-tunda untuk membalas karena itu akan memberikan pengharapan ke orang lain. Dan dalam berikirim pesan/e-mail usahakan agar isi yang dikirimkan singkat dan jelas agar yang membaca email/pesan tersebut tidak sia-sia terbuang waktunya. Tampilkan di dalam pesan yang kita kirimkan ke orang lain rasa bahwa orang tersebut merupakan orang yang penting dan kita hormati. Cukup dengan kalimat singkat dan jangan panjang-panjang.
Selanjutnya jika kita mengirim berita yang nilainya minus/bukan berita bahagia maka sedikitkanlah kalimat-kalimat pengantarnya. Serta usahakan dalam berkirim pesan menjaga waktu-waktu yang pantas dan wajar untuk pesan tersebut dikirim dan dengan suasana hati dan psikologis yang baik.

Saat membuka atau mengawali sesuatu hal usahakan dengan hal-hal yang ceria atau positif. Jadi ketika kita ingin mendapatkan kustomer baru maka tampillah dengan keadaan yang percaya diri dan ceria menghadapinya. Upayakan ucapan pertama kita adalah bahasa dan mood yang positif dan jangan banyak basa-basi karena hanya akan merendahkan diri kita dan gak baik terhadap klien kita.
Selanjutnya bicarakanlah tentang lawan bicara kita saat kita bertemu dengannya bukan membicarakan tentang kita. Bicarakan ketertarikan mereka dan dengarkan pembicaraan mereka. Persiapkan hal-hal yang akan kita bicarakan dengan kustomer kita tersebut, pelajari kondisi klien kita dan hubungan klien kita dengan perusahaan kita sehingga kita memiliki tema penghubung untuk berbicara kepada klien kita tersebut sehingga klien kita melihat bahwa kita memiliki itikad baik dan bukan sekedar basa basi saja. Dalam mencari informasi untuk mendapatkan tema penghubung kita agar dapat berbicara dengan klien tersebut usahakan sebisa mungkin dilakukan dengan serius. Jangan bicarakan tentang produk atau hal yang ada pada kita tapi bicarakanlah kepentingan atau hal yang mereka imnginkan atau menjadi kesenangan mereka.
Selain itu jangan dalam pertemuan tersebut terburu-buru untuk kita mendapatkan “yes” atau penghargaan dari konsumen atas kinerja kita sehingga pembawaan kita menjadi tegang dan tidak rileks sehingga lawan bicara/kustomer kita gak rileks juga. Gunakanlah keyword/hal-hal yang diketahui dan dijunjung tinggi oleh kustomer kita sembari kita melihat respon dari setiap percakapan kita dengannya dan melihat keyword dari mereka dan bagian mana yang menjadi kepuasan dan ketidakpuasan mereka.
Inilah yang dilakukan pada pertemuan pertama dan kedua apalagi saat memberikan proposal. Dari pertemuan pertama dan kedua ini latihlah kemamouan observasi kita untuk mencapai keberhasilan kita terhadap apa yang kita inginkan dan dapatkan secara baik. Perbanyaklah belajar mendengarkan dan jangan terburu-buru. Seringkali juga dalam pertemuan pertama dalam menawarkan sesuatu hal diawal-awal dia sangat semangat tetapi dipertemuan kedua dan saat mem-follow up nya malah menurun semangatnya. Jangalah seperti itu, yang paling penting setelah pertemuan pertama dan penawaran itu lakukan follow up dari hal tersebut. Lihatlah respon mereka dan siapkan apa-apa saja yang mereka butuhkan.

Untuk kita bertemu on time maka kita harus menunggu in time. Yang paling terburuk dalam dunia bisnis itu adalah ketidaktepatan waktu pada saat berjanji. Namun sebaliknya datang terlalu cepat pun adalah sebuah kesalahan karena itu akan membuat klien kita terburu-buru. Jangan terburu-buru datang apalagi terlambat. Sedapat mungkin on time lah dengan menunggu in time. Misalnya kita berjanji jam 9 pagi maka selambat-lambatnya jam 8.50 kita sudah harus berada disana sehingga waktu 10 menit sebelum pertemuan dimulai kita dapat mempersiapkan dan mengecek persiapan-persiapan kita untuk menghadapi pertemuan itu.

Atasan kita adalah key person yang sangat penting untuk membuat kita maju menyelesaikan pekerjaan. Tentang perkembangan pekerjaan kita dan pergerakan-pergerakan kita ke klien kita biasakanlah untuk memberikan laporan-laporannya seperti laporan kita sedang apa dan berada dimana dan apabila akan mengambil keputusan beritahukan atau diskusikan dahulu dengan atasan kita sehingga kita tidak ambil keputusan sendiri. Karena laporan itu tidak cukup dengan baik-baik saja atau bisa dilakukan, berikanlah laporan yang apa adanya, sungguh-sungguh, berdasarkan fakta dan tambahkan sedikit pandangan kita. Kalau kita butuh bantuan dari atasan kita maka sampaikan permohonan bantuan dengan jelas dan jangan bertele-tele apalagi memasukkan perasaan kita disana sehingga atasan kita bergerak untuk kita. Biasakan menyampaikan dengan singkat dan jelas point-pointnya.

Tentang kegagalan/accident/hal-hal yang bernilai negatif laporkan dengan segera. Jangan ditunda-tunda. Karena pekerjaan atasan kita adalah menyelesaikan permasalahan dan mencarikan jalan keluar. Agar atasan kita mampu mengambil keputusan dengan tepat maka laporkan secepatnya jangan ditunda-tunda. Jangan menyelesaikan permasalahan sendiri karena ketika ada permasalahan kecil laporkan segera dan jangan ditunda-tunda agar tidak menjadikannya permasalahan besar.

Di dunia ini tidak ada pekerjaan yang  bisa kita selesaikan sendiri. Apapun pekerjaannya sudah pasti dan tentu bahwa kita juga akan menggerakkan manusia. Agar kita bisa meminta orang tersebut untuk bergerak dan orang tersebut melakukannya dengan senang hati maka serahkanlah “3 Why” kepada mereka. Yang pertama “kenapa pekerjaan itu penting”, yang kedua “kenapa penulis meminta bantuan kepada anda, dan yang ketiga “kenapa penulis meminta anda bekerja di waktu saat ini. Ketiga hal ini harus mampu kita jelaskan kepada orang yang ingin kita gerakkan.
Kemudian sampaikanlah peralatan-peralatan yang penting untuk saat ini, atau informasi-informasi yang penting untuk membantu orang tersebut mengerjakan pekerjaannya, atau bagian-bagian mana saja yang bisa kita kerjakan dan meminta mereka tolong kerjakan bagian lainnya. Dan juga jangan memaksakan atau membuat orang bekerja secara terpaksa.

Setiap anggota dari tim yang bekerja itu harus memiliki goal yang sama. Apabila ada miss atau kekcewaan, atau kekesalan-kekesalan yang tidak penting itu harus dihilangkan. Baperan itu harus dihilangkan dalam bekerja apalagi terhadap sesama pekerja. Untuk mengatasi agar tidak baperan sesama anggota tim ini maka perlu dibuat aturan bersama untuk disepakati. Aturan itu bukanlah bertujuan untuk mengikat atau mengatur-ngatur kita, yang dimaksud aturan disini adalah bagaiaman memaksimumkan hasil pekerjaan dengan stress yang minimum. Oleh karena itu orang-orang yang memiliki kepentingan dalam pekerjaan itu berkumpul bersama menentukan sendiri aturannya lalu menerima dan menjalankannya. Seandainya di dalam aturan yang kita coba jalankan tidak sesuai maka mintalah untuk melakukan perubahan terhadap aturan itu.
Yang paling baik adalah dibandingkan kita membuat aturan “don’t/jangan” lebih baik kita membuat aturan “do/ayo”. Contohnya dibanding membuat aturan “jangan terlambat” lebih baik kita membuat “ayo datang 5 menit lebih awal”. Patuhilah aturan-auran tersebut meskipun hanya aturan-aturan yang kecil karena inilah contoh seorang ichi-riyu sehingga kita bisa memenuhi aturan-aturan yang besar dengan memenuhi aturan-aturan yang kecil dahulu.

Manfaatakan dan maksimalkan tools-tools atau resources-resources yang ada di dekat kita. Jangan merasa bahwa rumput tetangga jauh lebih hijau daripada kita. Kita itu tidak boleh merasa rugi untuk menanamkan investasi kita untuk mendapatkan informasi. Maksimalkan resources-resources informasi yang ada di sekitar kita. Luaskanlah network/bangunlah komunikasi kita agar ketika kita membutuhkan suatu informasi akan mudah kita dapati dan kita mudah minta tolong. Berikanlah dulu apa yang mereka butuhkan agar kita dapatkan apa yang kita butuhkan dari mereka karena secara psikologis orang itu ingin bermanfaat untuk orang lain.
Informasi yang kita terima dari sudut pandang orang lain dan reaksi kita terhadap informasi yang mereka berikan menentukan apakah informasi yang kita terima bisa banyak atau sedikit saja, inilah yang dinamakan teknik dan mendengar. Maka saat kita dalam kondisi terjepit dan membutuhkan bantuan maka bantuan ini akan datang kepada kita dengan syarat kita harus membantu mereka dahulu di kala kita lapang. Dan saat kita diberi bantuan oleh orang lain biasakanlah laporkan perkembangan bantuan dari mereka untuk kita serta pengaruh baik/buruknya kepada kita.

Di Jepang itu orang-orang yang bekerja terutama bekerja di perusahaan terbiasa lembur. Hal ini terjadi karena kalau di jam-jam kerja itu orang tersebut tidak benar-benar bekerja. Mereka sibuk melayani tamu mencari informasi, dsb. Jam kerjanya orang Jepang yang ichiriyu itu adalah setelah pulang bekerja. Memang bagi sebagian orang ini adalah hal-hal yang aneh dan janggal, tetapi inilah jalan seorang ichiriyu itu. Ketika hari dimana kita bekerja tidak ada lembur maka langsung pulanglah agar kita bisa berusaha untuk mengatur balance. Berikanlah batasan-batasan di dalam pekerjaannya agar energi kita tidak mudah habis.
Pada hari dimana kita tidak lembur maka pulanglah, boleh kita menghabiskan waktu untuk keluarga attau makan dengan teman, atau ikut seminar-seminar yang berhubungan dengan pekerjaan atau upgrade diri. Semakin kita naik posisi di tingkat yang lebih tinggi di kantor kita maka kita akan perlu berlatih macam-macam untuk meng-upgrade pengetahuan kita agar lebih luas lagi. Kalau kita sudah di posisi mengajarkan orang lain maka porsi kita untuk diajarkan itu sedikit sekali. Kalau kita pergi belajar apapun itu secara alam bawah sadar kita akan merasakan bahwa kita masih kekurangan dan harus tumbuh berkembang terus lebih dari apa yang kita tahu dan miliki sekarang.
Jika kita bisa merasakan bagaimana perkembangan-perkembangan kita maka terimalah dengan senang hati dan memang itu sangat menyenangkan. Maka biasakanlah di waktu kita tidak ada lembur itu meskipun dengan hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan kita maka lakukanlah sesuatu yang menyibukkan kita agar bisa refresh dari pekerjaan kita. Waktu-waktu ini bisa kita tetapkan sendiri dalam kehidupan kita. Boleh sekali seminggu, boleh sekali sebulan, dst.

Jangan ikut pada rapat yang membosankan dan membuang-buang waktu. Yang membuat rapat itu menjadi membosankan karena anda sendiri. Seorang ichi-riyu itu dimanapun dia berada pasti selalu membawa pulang sesuatu yang plus untuk dia dan tidak akan menyia-nyiakan waktu. Maka dari itu bagi seorang ichi-riyu tidak ada rapat yang membosankan, kalaupun ada maka ia akan merubah rapat itu menjadi tidak membosankan dan bernilai plus. Maka siapkanlah goal nya masing-masing untuk ikut dalam rapat. Misalnya rapat tentang perencanaan berusahalah mendapatkan 3 pandangan yang berbeda dengan kita. Atau di dalam rapat marketing biasakan bertanya bagaimana perkembangan perusahan-perusahaan yang dipegang oleh bawahan kita yang berbeda itu. Sehingga hal-hal seperti ini sangat membantu kita untuk mencari informasi tentang apa-apa saja hal-hal yang terbaru atau perkembangan terbaru dari klien kita nanti.
Kemudian kalau kita menanyakan hal seperti itu setidaknya kita mengetahui trend-trend orang-orang di sekeliling kita sehingga kedepan kita bisa melakukan perencanaan-perencanaa yang matang di dalam pekerjaan kita. Seandainya jalannya rapat tetap saja membosankan dan tidak ada hubungannya dengan kita sebisa mungkin kita bisa mengambil pelajaran disana misalnya bagaimana cara bicara (bagaimana cara dia menyusun kosakata) orang di dalam rapat tersebut. inilah seorang ichi-riyu itu, ia selalu membawa hal-hal bernilai plus saat pulang.
Selanjutnya lakukanlah pengurangan win minus win. Contohnya ketika kita menawarkan suatu pendapat jangan merasa bahwa pendapat kita itu yang paling baik. Perhatikan wajah orang-orang disekitar kita lalu lakukanlah sistem pengurangan win win. Kalau kita menunjukkan bahwa metode penulis yang paling baik orang-orang lainnya justru merasa seperti itu juga dan tentunya ingin mendapat bagian juga didalam rapat tersebut dan orang akan malas bekerja dengan kita. Apa yang ada pada orang lain dan tidak ada pada diri kita itu terimalah dan sadari dengan fair dan hormati. Hal yang perlu disampaikan pertama kali adalah hal yang disampaikan orang lain itu bagi dia adalah hal penting dan bagi kita juga adalah hal yang penting (atau bagaimana kita setuju terhadap pendapat orang lain tersebut). di atas itu temukan hal yang tidak dimiliki oleh partner kita atau orang lain lalu tawarkanlah.
Jadi hal yang ada pada kita atau hal yang kita tawarkan itu memberikan isyarat kepada orang sekeliling kita bahwa ini akan berhubungan dengan kemenangan kita semua bukan kemenangan kita yang menyampaikan pendapat. Sampaikanlah pendapat kita dari sudut pandang seperti ini dan jangan sampai kita menunjukkan bahwa apa yang kita miliki dan pendapat kitalah yang terbaik dan yang lain jelek semua. Tawarkan pandangan kita yang nantinya akan menjadi win bagi orang-orang sekeliling kita sehingga orang-orang di sekeliling kita akan memakai pendapat kita.
Secara garis besar hal ini akan menjadi win-win solution bagi kita semua. Jangan hanya melihat tentang apa yang kita tawarkan saja tetapi kita harus memberikan perhatian juga kepada orang lain 2 sampai 3 kali lipatnya sehingga kita bisa melihat perasaan orang lain itu bagaimana terhadap pendapat kita nantinya, sehingga orang mau bergerak untuk kita. Lalu tenanglah kita di kondisi kita paling emosi sekalipun, semakin kita marah sama orang berusahalah semakin tenang karena inilah kondisi yang kita butuhkan untuk memperoleh kemenangan.
Pada dasarnya setiap orang ingin memiliki pentas atau kesempatan untuk dirinya tetapi dunia tak memberikan kesempatan bagi dia padahal semua orang sebenarnya butuh pengakuan atas dirinya dan diberikan kesempatan. Tetapi seorang ichiriyu itu tidak perlu pengakuan dan tidan perlu bertanding dengan orang lain apalagi menunjukkan kehebatannya.            

Upayakan di dalam rapat/pertemuan itu menambah teman bukan menambah lawan. Seringkali di dalam rapat tersebut pendapat kita tidak diterima atau didengarkan. Hal ini terjadi karena tidak adanya goal atau win win solution yang disampaikan di dalam rapat tersebut sehingga dapat menguntungkan semuanya.  Maka dari itu coba cepat temukan apa win win solution di dalam rapat tersebut dan ungkapkan dengan kata-kata. Jadi sebelum rapat dimulai maka setting-lah metode atau cara kita untuk menemukan dan menyampaikan win win solution tersebut karena sebelum rapat dimulai biasanya sudah diberitahukan apa-apa saja yang akan dibahas dan ingin dicapai/diputuskan.
Jadi jangan seenaknya menyampaika pendapat kita dan melewatkan hal-hal penting di dalam rapat tersebut apalagi menjatuhkan lawan sehingga rapat tidak berjalan dengan baik. Seandainya rapat itu tempat menentukan siapa yang menang dan siapa yang kalah dan didalamnya lahir sebuah kesimpulan maka pasti akan meninggalkan ketidakpuasan dan kekesalan. Rapat itu adalah tempat kita memperbanyak teman dan kemungkinan juga menambah lawan kita. Seandainya kita menekan orang-orang dengan pendapat kita walaupun kita benar itu hanya akan memperbanyak musuh kita. Tapi sebaliknya kalau kita terlalu memikirkan air muka orang di sekeliling kita itu juga akhirnya kita dianggap orang yang penjilat dan menyebabkan kita tidak bisa mendapatkan tim/teman yang kuat dan akan membantu kita. Pesan-pesan yang ingin kita sampaikan itu sampaikanlah dengan jelas. Tapi juga perlu disampaikan agar mudah didengar oleh semua peserta.
Dan juga kita juga harus memiliki ketertarikan/kepedulian kepada keyword-keyword atau perihal-perihal yang disampaikan peserta lainnya. Dengan begini kita bisa menaikkan level dari peserta-peserta lainnya dan juga bisa menutupi kekurangannya. Jadi kunci terbesar untuk memperbanyak teman itu adalah bagaimana kita dengan sesungguh-sungguhnya memberikan win win solution atau memberikan keuntungan bersama di masing-masing pihak. Ini adalah bagaimana kita mencari teman yang setuju dengan pendapat kita.